Rédiger et déposer sa thèse de doctorat à Université Paris Cité

Lors de votre inscription administrative en 1^ère année de doctorat, l’équipe Inscription du Collège des Écoles Doctorales saisit les informations relatives à votre thèse dans Apogée. L'enregistrement de votre sujet de thèse dans Apogée a pour corollaire la création de votre compte doctorant dans Step. Les données saisies par l'administration dans Apogée sont automatiquement versées dans Step.

Les informations de connexion à votre compte Step (identifiant et mot de passe) vous sont communiquées par mail.

Cas particulier : vous préparez une seconde thèse après avoir déjà soutenu une première thèse de doctorat, à Université Paris Cité ou dans un autre établissement. Dans ce cas, votre nouveau sujet de thèse en préparation ne peut pas être signalé sur theses.fr par bascule d'Apogée. Contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire afin d'y remédier : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Question fréquente : "Je n'ai pas reçu le mail de Step suite à mon inscription, est-ce normal ?"

● Step envoie le mail sur votre messagerie personnelle et non étudiante. Selon l'adresse que vous avez choisi de donner à la scolarité, il peut s'agir de votre messagerie particulière (@gmail.com, @hotmail.com, @orange.fr, etc.) ou de votre messagerie professionnelle (@pasteur.fr, @inserm.fr, etc.).

● Le mail peut être considéré par votre messagerie comme un spam. Vérifiez qu'il ne se trouve pas dans vos courriers indésirables.

● Si malgré ces précautions vous ne trouvez pas trace d'un mail de Step, vous êtes invité à contacter le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Pour être visible sur theses.fr, la présentation de votre thèse dans Step doit comporter à minima les informations suivantes :

1. Titre de la thèse

2. Nom du directeur de thèse

3. Nom de l'école doctorale

4. Discipline de la thèse

5. Domaine de la thèse, dit aussi "Classe Dewey" (complémentaire de la discipline, il permet de cibler, via une liste fermée, le ou les thèmes généraux de la thèse)

S'il manque un ou plusieurs de ces éléments, votre thèse n'apparaîtra pas sur theses.fr.

Pour compléter ces informations dans Apogée (à l'exception du domaine de la thèse), reportez-vous ci-après à la rubrique "Signaler des erreurs ou actualiser les informations".

En cas d’absence du domaine de la thèse, contactez le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

Important : si vous venez de vous inscrire en 1^ère année de doctorat, il est normal que votre thèse ne soit pas immédiatement visible sur theses.fr. En raison de la charge de travail induite par la rentrée universitaire, les inscriptions réalisées entre septembre et décembre ne sont pas finalisées le jour même où vous vous présentez à l'administration : les informations requises pour que votre thèse apparaisse sur theses.fr ne sont pas toutes renseignées. Les dossiers sont complétés dans un second temps. Il faut attendre le début de l'année civile pour que toutes les thèses des doctorants de 1^ère année soient visibles sur theses.fr.

Dans Step, vous pouvez visualiser les données saisies par le Collège des Écoles Doctorales dans Apogée.

Notez que certaines informations sont soumises à des règles spécifiques, explicitées ci-après, qui sont liées à notre mode de fonctionnement par import d'Apogée.

●  Discipline de la thèse. Les spécialités sont classées dans Apogée par domaine. La discipline affichée sur theses.fr correspond à l'intitulé générique de ces grandes catégories disciplinaires, et non à la spécialité proprement dite de la thèse. Consultez le tableau de correspondance.

●  Graphie des noms du doctorant et du directeur de thèse. Ces informations sont saisies en lettres capitales dans Apogée et subissent un traitement automatique au moment de l'import dans Step. Par conséquent, en cas de prénom ou de nom composé, seule l'initiale du premier mot porte une majuscule. Les signes diacritiques (tréma, accent, cédille...) apparaissent à condition qu'ils aient été saisis avec les lettres capitales dans Apogée.

●  Nom de famille et nom d'usage. Si vous avez donné un nom d'usage en plus de votre nom de famille lors de votre inscription administrative, les deux noms sont visibles sur theses.fr. Votre nom de famille figure alors entre parenthèses à la suite de votre nom d'usage.

●  Lien hypertexte sur le nom du directeur de thèse. Le nom de votre directeur de thèse n'est pas "linké" automatiquement à la page personnelle de celui-ci sur theses.fr. Actuellement, pour des raisons d'ordre technique, les encadrements doctoraux en cours à Université Paris Cité ne peuvent pas figurer sur la page personnelle du directeur de thèse.

●  Co-encadrant. Votre thèse peut être co-encadrée par une personne n'ayant pas d'HDR. Dans ce cas, le co-encadrant n'a pas le statut officiel de co-directeur de thèse. De par ce statut informel, le nom du co-encadrant n'est pas mentionné sur theses.fr.

●  Contrat doctoral. Les informations concernant les contrats doctoraux ne sont pas versées dans Step.

●  Date de début de la thèse. Elle correspond à la date de votre 1^ère inscription administrative en doctorat.

●  Unité de recherche. Vous êtes accueilli au sein d'une unité de recherche qui doit obligatoirement être rattachée à votre école doctorale. Vous pouvez être amené à travailler dans plusieurs unités de recherche, mais il n'y en a qu'une seule qui est votre unité d'accueil dans le cadre du doctorat.

En vous connectant à votre compte Step, vous avez la main pour éditer vous-même un certain nombre d'informations sur votre thèse.

●  Ce que vous ne pouvez pas changer : votre directeur de thèse, votre école doctorale.

●  Ce que vous pouvez modifier : votre unité de recherche, le titre de votre thèse, la discipline de votre thèse, votre date de soutenance prévisionnelle (à condition qu'elle ait lieu dans les 6 prochains mois).

Néanmoins, toutes les modifications que vous effectuez directement dans Step seront écrasées lors du prochain versement des données d'Apogée. En effet, la moindre mise à jour de votre dossier dans Apogée (réinscription administrative, changement du titre de la thèse, etc.) déclenche un nouvel import des données dans Step. Par conséquent, si vous repérez des erreurs, vous ne devez pas vous contenter de les corriger vous-même dans Step. Vous devez impérativement faire remonter le problème au Collège des Écoles Doctorales.

À retenir : toute correction doit être effectuée à la source, dans Apogée, pour être pérenne dans Step et sur theses.fr.

Les modifications effectuées dans Apogée sont versées dans Step à la fin de chaque journée : un envoi groupé est programmé pendant la nuit. Une fois que l'administration a fait les corrections nécessaires dans Apogée, vous devez donc patienter jusqu'au lendemain pour voir le résultat se concrétiser sur theses.fr.

Qui contacter au sein du Collège des Écoles Doctorales ?

●  Écoles doctorales Université Paris Cité (131, 261, 262, 386, 450, 474, 560, 561, 562, 563, 564, 622, 623, 624)

⇒ Vous devez vous adresser au gestionnaire de votre école doctorale. Pour connaître l'adresse mail de contact de votre ED, vous pouvez consulter dans ce guide la rubrique Contacts utiles.

●  Écoles doctorales partenaires (127, 129, 130, 158, 388, 393, 566)

⇒ Vous devez vous adresser au responsable du Département Gestion et animation des écoles doctorales : reseau.doctorat.drive@u-paris.fr

Dans Step, vous avez la possibilité de saisir certaines données qui ne se trouvent pas dans Apogée.

●  Résumé et mots-clés : en français et/ou en anglais, ainsi que dans toute autre langue de votre choix.

●  Fonctionnalité "Lier à l'autorité IdRef" : permet de créer des liens hypertexte sur les noms des organismes (école doctorale, unité de recherche).

Nota bene

●  Ces informations ne sont pas présentes dans Apogée et ne peuvent être ajoutées que dans Step. Par conséquent elles seront régulièrement effacées dans Step par les imports de données automatiques. À vous de décider, en toute connaissance de cause, si vous souhaitez les saisir ou non dans Step. Dans l'affirmative, nous vous recommandons de sauvegarder votre résumé et vos mots-clés dans un fichier indépendant : vous serez ainsi en mesure de les restituer dans Step quand ils seront supprimés au prochain réimport de données.

●  Ces éléments ne sont pas nécessaires pour la publication de votre sujet de thèse sur theses.fr. Leur absence n'est pas bloquante. Il n'est pas obligatoire d'indiquer le numéro national idRef-Sudoc : c'est une simple suggestion de l'application, vous pouvez l'ignorer.

Les soutenances qui vont avoir lieu dans les 6 prochains mois sont annoncées sur theses.fr. La date de soutenance prévisionnelle est alors affichée publiquement sur la page de la thèse.

Dans Apogée, une date de soutenance prévisionnelle est systématiquement attribuée dès l'inscription en 1^ère année de doctorat. Elle est calculée selon la formule suivante : J + 3 ans. Il s'agit par définition d'une date purement indicative.

Au cours de la 3e année de thèse, une fois comprise dans la période des 6 mois à venir, cette date fictive est automatiquement enregistrée dans Step et affichée sur theses.fr. À ce moment-là, vous recevez un mail de l'application Step pour vous informer qu'une date de soutenance a été saisie. Pas d'inquiétude :

●  Si vous avez l'intention de soutenir d'ici la fin de l'année universitaire, la date prévisionnelle de votre soutenance sera actualisée au moment de l'activation de la procédure de soutenance.

●  Si vous êtes autorisé à vous réinscrire en année dérogatoire (4e année ou plus), la date prévisionnelle de votre soutenance sera mise à jour lors de la procédure de réinscription.

Cas particulier : vous êtes doctorant en VAE (Validation des Acquis de l'Expérience). Dans Step, une date de soutenance prévisionnelle ne peut être enregistrée que si elle est supérieure ou égale à la date d'inscription en doctorat + 2 ans. Or, dans le cas de la VAE doctorale, cette condition ne peut pas être remplie. Si vous souhaitez malgré tout que l'information figure sur theses.fr, vous êtes invité à contacter le service des thèses de la bibliothèque universitaire : theses.doctorat.dbm@listes.u-paris.fr

  Ne pas confondre Step et Démat

Apogée alimente deux applications distinctes :

●  Step, d'une part, pour le signalement des thèses en préparation sur le site national theses.fr ;

●  Démat, d'autre part, pour la gestion en local de la procédure de soutenance et le dépôt dématérialisé de la thèse selon les règles en vigueur à Université Paris Cité.

L'enregistrement d'une date de soutenance prévisionnelle dans Step ne signifie pas que la procédure de soutenance est enclenchée.

Pour toute information sur la procédure de soutenance, vous pouvez consulter dans ce guide la rubrique Soutenir sa thèse de doctorat.

1) Enregistrement du résultat de la soutenance

Le président du jury est chargé de remettre au Collège des Écoles Doctorales les documents de votre soutenance (Procès-verbal, Avis du jury sur la publication de la thèse) dans un délai d'un mois après la soutenance. Une fois ces documents réceptionnés, l’équipe Soutenance du Collège des Écoles Doctorales saisit votre admission au diplôme de doctorat dans Apogée.

Cette action entraîne automatiquement la clôture de votre compte Step, ce dont vous êtes averti par mail (envoi d'un message automatique de l'application Step). Les effets sont les suivants :

●  Sur theses.fr, votre thèse est signalée comme soutenue avec la mention "Le document qui a justifié la délivrance du diplôme est en cours de traitement par la bibliothèque de l'établissement de soutenance".

●  Dans Step, vous pouvez toujours vous connecter à votre compte mais vous n'avez plus la possibilité d'éditer les données.

2) Traitement de la thèse

La clôture de votre compte doctorant dans Step a pour corollaire l'ouverture d'un dossier à votre nom dans Star. L'application Star (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche) est dédiée au signalement des thèses soutenues. À la différence de Step, Star est une application strictement professionnelle à laquelle vous n'avez pas accès. La bibliothèque universitaire, qui est chargée du traitement des thèses de l'établissement, y effectue toutes les opérations requises pour archiver, signaler et diffuser votre thèse de doctorat.

Au terme de ce traitement, sur theses.fr :

●  La page de votre thèse est entièrement mise à jour et enrichie (composition du jury, liens hypertexte, etc.).

●  Le numéro national de thèse (NNT) attribué par la bibliothèque est intégré dans l'URL pérenne de la page.

●  Un lien renvoie l’utilisateur de theses.fr vers le portail de diffusion des thèses d'Université Paris Cité, où il est possible d’accéder au fichier PDF de votre thèse, sauf confidentialité et selon les modalités que vous avez choisies. Pour plus d'informations sur la diffusion de votre thèse, vous pouvez consulter dans ce guide la rubrique Diffuser sa thèse de doctorat.

Nota bene

●  Les délais de traitement sont variables en fonction de plusieurs facteurs : pics d'activité selon la période de l'année, aléas administratifs, dysfonctionnements techniques, et tout autre imprévu indépendant de notre volonté.

●  Tant que les opérations de traitement ne sont pas terminées, votre thèse n’est pas accessible en ligne.